Privacyverklaring 't Schoolke Oud-Waterschei

In het kader van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Vlaamse onderwijsregelgeving informeert 't Schoolke Oud-Waterschei u via deze privacyverklaring over de wijze waarop de school persoonsgegevens van leerlingen en ouders verzamelt, verwerkt en beschermt. Dit document is opgesteld om volledige transparantie te bieden over onze gegevenshuishouding.

1. Identificatie van de verwerkingsverantwoordelijke

Het schoolbestuur is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van leerlingengegevens binnen onze instelling.

• Naam:  V.Z.W. Parochiale basisschool Oud-Waterschei / 't Schoolke

• Adres:  Oude Driesstraat 8, 3600 Genk

• Instellingsnummer:  148.11

• Centraal contactpunt privacy:  privacy@bsow.be De school en het schoolbestuur laten zich voor complexe privacyvraagstukken adviseren door de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

2. Doelstellingen van de gegevensverwerking

De school verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

• Leerlingenadministratie en -rekrutering:  Voor de correcte inschrijving, het beheer van de schoolloopbaan en de organisatie van het onderwijs.

• Leerlingenbegeleiding:  Voor het bieden van passende zorg en ondersteuning, eventueel in samenwerking met externe partners.

• Leerlingenevaluatie:  Het bijhouden van vorderingen via puntenboeken, rapporten en het leerlingvolgsysteem.

• Veiligheid en Integriteit:  Het gebruik van camerabewaking op het schooldomein en het toezicht op telecommunicatie binnen het schoolnetwerk.

• Public Relations:  Het publiceren van sfeerfoto’s en beeldmateriaal van schoolactiviteiten via de website, de Broekx App of sociale media.

3. Categorieën van verwerkte gegevens

De school verzamelt en verwerkt de volgende categorieën van gegevens:

Leerlingengegevens

• Identificatiegegevens:  Naam, voornaam, roepnaam, pasfoto en het rijksregisternummer.

• Persoonlijke kenmerken:  Geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit en gezinssamenstelling.

• Evaluatiegegevens:  Resultaten van toetsen, rapporten, attesten en deliberatieverslagen.

• Aanwezigheid en discipline:  Afwezigheidsbewijzen, sancties en tuchtdossiers.

• Gezondheidsgegevens:  Informatie over medische aandoeningen of risicosituaties, uitsluitend met het oog op noodzakelijke zorg en begeleiding.

• Digitale gegevens:  Elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, MAC-adressen, toestelnamen en verbindingsmomenten bij gebruik van de schoolinfrastructuur.

Oudergegevens

• Identificatie- en contactgegevens:  Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

• Gezinssamenstelling:  Informatie noodzakelijk voor de organisatie van het onderwijs en de uitoefening van het ouderlijk gezag.

• Financiële gegevens:  Rekeningnummer en overzicht van betalingen in het kader van de schoolfacturatie.

4. Ontvangers van gegevens

Gegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de onderwijsorganisatie:

• Agodi:  Via het Discimus-systeem voor leerlingenadministratie en subsidiecontroles.

• Vrij CLB Limburg:  Voor de wettelijk verplichte systematische contactmomenten en leerlingenbegeleiding. Voor leerlingen jonger dan 12 jaar start een begeleidingstraject (buiten de verplichte contacten) enkel na uitdrukkelijke instemming van de ouders.

• Scholengemeenschap De Speling:  Voor het gezamenlijk beheer van middelen en administratieve ondersteuning.

• Onderwijsinspectie en verificateurs:  In het kader van hun wettelijk bepaalde toezichthoudende taken.

• Softwarepartners:  De school maakt gebruik van gespecialiseerde platform Broekx (leerlingenadministratie en communicatie tussen school en ouders).

5. Rechtsgronden voor verwerking

De meeste verwerkingen zijn gebaseerd op een  wettelijke verplichting  of het  algemeen belang  (het verstrekken van onderwijs).

• Toestemming:  Voor het verwerken van gezondheidsgegevens en het publiceren van beeldmateriaal (PR) vraagt de school uw uitdrukkelijke toestemming. Deze kan op elk moment worden ingetrokken.

• Gerechtvaardigd Belang:  De school beroept zich op deze rechtsgrond voor:

  • Het elektronisch toezicht op telecommunicatie op het schoolnetwerk om de  veiligheid en de technische integriteit  van de schoolinfrastructuur te waarborgen.

  • De noodzakelijke doorgifte van gegevens aan de onderwijsinspectie voor kwaliteitsbewaking.

6. Bewaartermijn

De school bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. In de regel worden gegevens bewaard zolang de leerling bij ons ingeschreven is of zolang begeleiding noodzakelijk is. Na vertrek van de leerling worden de gegevens verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende Vlaamse regelgeving en archiefwetgeving. Specifiek voor CLB-dossiers geldt een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na het laatste contact.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

't Schoolke Oud-Waterschei maakt  geen  gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Beslissingen over de schoolloopbaan of de begeleiding van een leerling worden steeds genomen door de klassenraad of directie na menselijke afweging.

8. Gevolgen bij het niet verstrekken van gegevens

Het verstrekken van bepaalde gegevens is een noodzakelijke voorwaarde voor de werking van de school:

1. Inschrijving:  Indien de wettelijk verplichte administratieve en identificatiegegevens (waaronder identiteitsbewijzen) worden geweigerd, kan de inschrijving niet worden voltooid.

2. Zorgverlening:  De school kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor een gebrek aan passende zorg of begeleiding indien relevante gezondheidsgegevens niet worden verstrekt of indien de toestemming voor de verwerking ervan ontbreekt.

9. Rechten van de betrokkenen

U heeft als ouder (of leerling vanaf 12 jaar) de volgende wettelijke rechten:

1. Recht op inzage en kopie:  Inzicht in welke gegevens wij verwerken.

2. Recht op verbetering (rectificatie):  Het laten aanpassen van onjuiste gegevens.

3. Recht op gegevenswissing:  Het laten verwijderen van niet-essentiële gegevens.

4. Recht op beperking van de verwerking:  Het tijdelijk pauzeren van een verwerking.

5. Recht op overdraagbaarheid:  Het vlot kunnen overdragen van gegevens naar een nieuwe school.

6. Recht van bezwaar:  Met name bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

7. Recht op intrekking van toestemming:  Bijvoorbeeld voor het gebruik van foto's.U kunt deze rechten uitoefenen via een schriftelijk verzoek aan  privacy@bsow.be .

10. Slotbepalingen en klachten

Deze privacyverklaring is een eenzijdig informatief document. Voor bindende afspraken over het schoolleven verwijzen wij naar ons schoolreglement.

Bemiddeling en klachten

Heeft u een geschil met betrekking tot de inschrijving of de verwerking van uw gegevens? Wij nodigen u uit om eerst contact op te nemen met de directie. Voor specifieke bemiddeling bij inschrijvingsgeschillen kunt u terecht bij de bemiddelingscel van het LOP Genk:

• Contactpersoon:  Nele De Bock (LOP Genk)

• Locatie:  Portavida, Welzijnscampus 11, 3600 Genk. Indien u van mening bent dat de school de privacywetgeving overtreedt, kunt u een klacht indienen bij de nationale toezichthouder:  Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)  Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be